我是如何一天完成100页PPT的？|经验分享

2016-11-13 锐普演示

越到年终，大家越怕整理资料表格做PPT，但工作就是工作，必不可少遇到很多意外：

　　比如，今年给你一份文档，明天让你做成PPT交上去；或者是明天Boss演讲在即，交代的PPT一直做得不好，这个时候怎么办？

　　今天分享来源于演界网设计师，锐普认证设计师强尼一天设计完成100页PPT的经验，希望对你有所借鉴意义。

本文所阐述的部分经验需要你从现在开始练习锻炼，方能在未来某一天达到强尼的水平。

我是如何一天完成100张PPT的？

　　01

明确需求，有的放矢

或许很多小伙伴都听过5W2H分析法。所谓的5W2H分析法，就是WHAT、WHY、WHEN、WHERE、WHO、HOW、HOW MUCH。

　　这一套分析法最大的好处就是弥补考虑问题的疏漏。从而可以准确界定问题，把握事件本质，易于理解。

　　那么，究竟如何将这套分析法贯彻到制作幻灯片任务中呢？

01 . What—是什么PPT？

　　这个问题看起来稀疏平常，但是却是一切的根源。它最起码包括两个方面：PPT风格、PPT尺寸。

　　PPT风格旨在帮助你掌握对任务包最初的印象，从而更好的把控。而PPT尺寸在是为了让你的作品达到最佳的播放效果。

因此，收到100+的PPT任务包的时候，我立刻对这两个方面与需求方进行了讨论。

最后得出结论：关于风格，要体现出禅意。而对于尺寸，没有过多要求，能播放就可以。基于得来的信息，不断的对自己提问：禅意可以使用的风格是什么？比较好做的尺寸是什么？

最终，确定了使用中国风的风格，而幻灯片采用16:9的尺寸进行制作。

关于如何确定PPT风格，首先要了解当下最基本的三种风格：

　　（商务风-插图-源于强尼）

商务风：顾名思义就是用于商务活动，常常表现出简约、大气的视觉效果。

（中国风-插图—源于一茶）

中国风：多用于传统文化宣传等场合，常常使用水墨等元素。

　　

　　（党政风-插图—源于雄狮之心）

党政风：经典的红加黄配色，以严谨著称，庄严气象非常浓厚。

基于这三种风格的认知，结合禅意的需求，最终确定使用中国风的风格。而关于幻灯片尺寸，则包括16:9以及4:3两种。而目前，主流采用宽屏尺寸较多。

　　

　　（幻灯片尺寸说明-插图—源于强尼）

由于自身经常制作16:9尺寸的幻灯片，对这一尺寸比较擅长。因此，在需求方不做特殊要求的情况下，我决定刚才用16:9尺寸。

02 . Who—谁来做？

有些时候，由于时间紧任务重，一份PPT可能并不是由你来全全负责。很可能你负责一部分，而其他人负责其他部分。

（插图来源于网络）

如果有其他同事帮忙一起负责，那你一定要注意：保持沟通！保持沟通！保持沟通！

千万不要因为双方信息不对称，导致最后风格迥异，回炉再造。所以，当确定好基本的风格和尺寸后，要确定好是否自己是唯一负责人。

不幸的是，这100+的任务包唯一负责人就是我。虽然没有了沟通的成本，却增加了需要自身完成的任务量。

03 . When—任务期限是什么？

　　（插图来源于网络）

无论是PPT也好，还是其他事情也罢，一定要有时间意识，问清楚最后任务需要什么时间提交。很多新人没有这个意识，最后导致逾期交付或者最后期限前，加班加点。

很多事情，你不主动问，别人也不会告诉你，不明确截止时间，受苦受难的还是你。

当然了解到截止时间，可能意味着幸福，也可能像我一样，只有1天的有效时间去制作。

04 . Where—重点美化地方是什么？

（插图来源于网络）

问清楚自己的领导或者需求方，那些页是需要重点美化的，要保证重点美化的地方设计感和逻辑性兼顾，给人眼前一亮。

如果没有特殊要求，一般需要重点美化的地方就只有：封面、目录以及过渡页。

明确这一原则的意义就在于，能够将领导或者需求方的最想要表现的观点，借用可视化的力量，达到完美展现。

当然，还有一点，就是当面临像我一样时间如此紧张，而任务量如此庞大的时候。可以做到，点面结合，将力量集中于点上，而面上只要过得去就可以了。

05 . Why—目的是什么？

（插图来源于网络）

PPT的主要目的包括两个方面：演讲型和学习型

演讲型就是经常大家看到的一些发布会上使用的PPT，或者各大商业论坛分享中使用的PPT。这种PPT一般使用的是少即是多的原则，力求信息高度浓缩。

而学习型，最佳代表作就是老师上课用的幻灯片。这种PPT用于知识的传递，要保证信息的完整性。

制作演讲型PPT的时候，允许你进行必要文字的删减。而学习型PPT，则一般要让你保证文字的完整性。

而还要注意一点，学习型的PPT的制作难度相对于演讲型来说，要小一些。因此，当沟通得到的消息称，这次幻灯片适用于学习交流时，我的内心是小幸福的。

一方面我不需要大篇幅的整理逻辑，而另一方面我还可以减少很大程度的内页美化的难度。

06 . How Much—美化程度？

（插图来源于网络）

这个问题的抛出，意义就在于让你知道每一页你需要花费多大的心血和力气去做优化。

刚才的WHERE原则你已经知道你需要注意的点是什么，那么面上，你需要做到程度，就需要这个原则来帮助你确定了。

如果没做好这个原则，那你可能面临的就是发布会级别的幻灯片内页要求，而你却做出了日常公司内部交流级别的视觉效果。

而若问清楚了，你就会明确目标，结合WHERE原则，真正做到点面结合。

07 . How —如何实施？

（插图来源于网络）

这里指的实施，是指你如何经营时间，管理时间。如何将我们的时间，明确的分配出去。

一个好的时间管理计划，应该结合自我认知以及最终需求，从而更明确的去制作PPT乃至做事。

而这次我对于自己100+的任务包，就采取了封面+过渡页+目录占用40%的时间，而其余内页占据60%的时间来进行规划。

而在制作过程中，根据自己的进度，还要随时进行调整自我的计划。

　　02

套路&创意

所谓的套路，就是说你要学会去嵌套模板。而所谓的创意，就在于你要学会使用创意。

学会套路，可以让你花费少的时间去完成大量的任务。而创意则是让你使用比较多的时间去美化重点需要优化的内容。

如何做到套路和创意兼顾，这往往是需要你自己的日积月累。

01 . 套路

（PPT素材库—时尚风）

（PPT素材库—学术风）

（PPT素材库—简约风）

建立专属的PPT素材库，不要只是将一大堆模板或者图表下载下来，而不做整理。

只有整理，才能让你结构化把握自己拥有的资源，从而更好的利用资源。当然划分的标准，是由你决定的，只要你能够理解划分的逻辑就可以了。

02 . 创意

（来自于个人花瓣）

如上，也是建立自己的灵感库。要将功夫做到平时，日常多搜集一些认为好的视觉或者资料。然后，一定要记住一件事情：进行整理！进行整理！进行整理！

最后，在我日常积累的素材库&灵感库帮助下。

我将创意运用到40%的美化重点中，尽可能追求视觉效果。而对于60%的内页，我则最大程度使用套路，达到一定美观程度同时，也尽可能缩短我的制作时间。

　　03

保持沟通，降低错误成本

（图片来源于网络）

强调沟通交流，并不仅仅意味着刚才所说的，与同事的交流。更意味着，你要与领导或者需求方，进行一定频率的交流和沟通。

有两个方面需要你注意：

　　01 . 对你目前完成进度进行汇报

当你的制作成果达到某个重要节点时，你就应该第一时间告诉你的需求方或者领导，让他知晓你的进度。比如说，当你做完任务的一半的时候，你就可以告诉需求方。

02 . 对于制作过程中的困惑和问题进行咨询

有问题就要问出来，不要埋着头傻做。不出问题则已，出了问题，背锅的是你，受苦的更是你。

特别说明的一点，这两个方面往往不是孤立的。将两个方面相互结合起来，可以最大可能的让你的邮件或者沟通，看起来不那么功利色彩以及机械化。

如果邮件，你可以采用这样的方式：

领导，好

如附件，是XX的项目PPT

当前，已经美化的部分如下：

1.XXXXXX

2.XXXXXX

另外有一些小的问题需要和您确认：

1.XXXXXX

2.XXXXXX

如有问题，随时保持沟通。

以上，请您知悉！

　　04

纠错核查，做好最后一班岗

（图片来源于网络）

即使时间紧急，也要进行核查，争取减少一些不必要的错误。或许，就是因为你一个不经意的错误。你加班加点赶出来的幻灯片，在领导或者需求方看来，一文不值。

推荐采用的方式就是将资料打印出来进行核对。

通过纸质版本与电脑版本进行对比，最大可能的找出错误。这种方式有一个最大的好处就是，方便标记，提高校对的效率，从而解决时间成本。

后记：

关于我制作的100张PPT，由于机密性，在这里给大家展示我经过修改的版本。当然，100页有很多排版差不多的，我不是超人，我没有特异功能。

　　

　　“你有过哪些惊心动魄做PPT的经历？”

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种一棵树最好的时间是十年前，其次是现在。